Organisation d’évènement, une gestion à 360°

5 juil 2011 par A demain, 2 commentaires »

A demain revient du Main Square Festival et fait un come-back sur ses expériences d’organisateur d’évènement

agenda avec règles d'or pour l'organisation et la gestion d'évènements

La communication évènementielle fait partie des outils de communication hors-média dont disposent une entreprise ou une institution. Mais organiser un évènement demande une expérience et une vision à 360 degrés. Sous forme de conférence, de colloque, de séminaire, d’une journée sportive, d’un festival, bref avant de se lancer les yeux fermés, il faut avoir en tête l’objectif de cette organisation d’évènement et les retombées (positives et négatives) qu’elle peut apporter. La première question est de savoir la forme de l’évènement. Cette question peut dépendre de l’objectif car motiver une équipe, promouvoir une région ou se faire de l’argent, ce n’est pas pareil. De plus, il y a un fort lien avec le public visé par cet évènement. Pour animer ou apporter un regard extérieur, la présence d’un intervenant peut être envisagée et donc prise en compte dans la gestion de l’évènement.

Vous savez pourquoi vous organisez votre évènement et le public que vous souhaitez voir présent ? Il ne faut pas perdre de temps pour réserver le lieu et choisir une date, deux critères à prendre en compte avant de commencer la gestion de l’évènement. Le choix du lieu est primordial car il doit avoir une capacité suffisante pour accueillir l’ensemble des participants. Il peut demander une autorisation particulière et il est donc nécessaire de faire les démarches administratives. Pour la date, il faut faire attention à ne pas organiser l’évènement en même temps ou proche d’un autre rassemblement du même type. Un travail de veille aide à faire le bon choix. La saison et le jour de la semaine peuvent avoir un impact important sur le taux de participation.

La croix est faite sur votre agenda et le lieu est réservé, la gestion commence. Elle commence et sera limitée (ou non) par un budget. Comme le dit le proverbe, « la fin justifie les moyens » et c’est donc avec des finances plutôt larges que les moyens utilisés pourront permettre un évènement de grande ampleur. Des partenaires et sponsors peuvent financer un évènement pour augmenter leur visibilité ou communiquer sur leur marque ou un produit.

En fonction de la taille de l’évènement, il faudra s’entourer et créer une équipe organisatrice. Pour répartir les tâches, il faut distinguer plusieurs pôles où chaque responsable sera le garant du bon déroulement de leurs missions. Le chef de projet coordonne l’équipe et organise des réunions pour faire le point sur l’état d’avancement de chaque pôle. Des dates limites (expression plus connue par deadline) sont imposées à chacun et doivent être respectées par tous pour le bien de l’évènement. De plus, des entreprises extérieures peuvent intervenir et ralentir le processus. La logistique, l’hébergement, la sécurité, la communication, les bénévoles, les inscriptions sont des points importants dans l’organisation d’un évènement. Il faut se projeter le jour J et se mettre dans la peau des participants. De quoi ont-ils besoin? Est-ce pratique pour eux?

Le jour J, il n’est plus question d’organiser mais il faut réagir et gérer les imprévus. Des oublis dans la gestion et des moments imprévisibles peuvent arriver et c’est important de savoir prendre des décisions sous l’effet de la pression. Pendant l’évènement, il faut prendre la température des participants (pas au sens propre du terme, attention!!!) en leur posant des questions sur l’organisation en général. Un cocktail ou une remise de prix clôture la journée et donne une touche plus conviviale. Après l’évènement, un communiqué de presse, la mise en ligne de photos ou vidéos de l’évènement ou encore un compte-rendu avec une fiche d’appréciation sont des actions pour évaluer l’évènement et son organisation mais aussi avoir un feed-back (retour pour les francophiles) de cette expérience. Le débriefing avec l’ensemble des membres de l’équipe doit apporter le ressenti, les réussites et les améliorations pour le prochain évènement.

La gestion d’un évènement demande une expérience et surtout une capacité à prendre du recul pour voir à 360°. Le chef de projet a des compétences mais aussi un savoir-être (comportement avec l’équipe par exemple) qui font le succès d’un évènement.

Et vous, des expériences d’évènements ou de gestion d’évènement vous ont-elles marqué ?

2 commentaires

  1. TONGLET dit :

    Effectivement, organiser un événement est un vrai métier… on sous-estime souvent ce que cela implique. En travaillant sur des solutions et logiciels dédiés à l’organisation d’événement, nous nous rendons compte chez http:/www.weezevent.com qu’il faut une vraie vision à 360° et le recul dont vous parlez.

  2. A demain dit :

    De nombreuses agences évènementielles ont poussé depuis plusieurs années mais la différence se fait souvent sur l’expertise de l’équipe, son expérience et son réseau.
    Avez-vous des exemples de solutions et de logiciels dédiés à l’organisation d’évènements?
    Merci pour votre commentaire de pro

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